Von Mot2 – Eigenes Werk, CC BY-SA 3.0, Link
Projekt:
Titel: Automatisierte Informationen und Kommunikation im Rahmen der Benutzerverwaltung an die Endanwender
Betroffene Anwender: > 450
Akteure: Softwareentwicklung, Userbetreuung/Administration, Projektleitung
Ausgangslage:
In einem internen Dokumentations- und Informationssystem arbeiten durchgängig 450+ Anwender. Täglich fallen Änderungen in der Userverwaltung an: neue User kommen hinzu, bestehende User erhalten neue Berechtigungen oder bestehenden Anwendern soll der Zugang zum System entzogen werden. Die Kommunikation an die Anwender per E-Mail ist zeitaufwendig.
Ziel:
Entlastung der Administration und schnelle sowie ausführliche Information an die betroffenen Anwender. Alle Anwender erhalten automatisiert standardisierte Benachrichtigung über Veränderungen in der Benutzerverwaltung.
Weg & Ergebnis:
Vergleichbare Vorgänge finden sich in jedem Unternehmen. Allerdings ist die genaue Ausprägung höchst individuell. Dieses Beispiel soll einen übertragbaren Mustercharakter haben.
Das Dokumentationssystem selbst wurde als Ausgangsbasis genommen und ein Pflichtenheft erstellt, welche Anforderungen erfüllt sein müssen. Sobald es Änderungen in der Userverwaltung des Programms gibt, sollen die betroffenen User darüber informiert werden. Im Groben betrifft dies die Vorgänge:
- Anwender Neuanlage
- Bestehende Anwender: Neues Passwort wurde generiert
- Bestehende Anwender: Änderungen in den Berechtigungen innerhalb des Programms
Die automatischen E-Mails an die Anwender beinhalten standardisierte Inhalte darüber, was geändert wurde und welche Programmbereiche von den Änderungen betroffen sind.
Das Ergebnis fiel wie gewünscht aus. Die Administration muss nicht mehr manuell per E-Mail informieren und die Anwender erhalten sofort nach Änderungen in der Anwenderverwaltung eine E-Mail mit allen notwendigen Informationen. Entlastung auf der Seite der Administration und mehr Transparenz für die Anwender stimmen beide Seiten glücklich.
Stay blogged. 😎
Euer Matthias Düsi