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Automatisierung von Microsoft Forms und Planner per Power Automate

Wie lasse ich Antworten von Microsoft Forms automatisiert per Power Automate als Aufgabe in ein Planner Board eintragen?

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Transkript

Wie verarbeite ich Formularantworten mit Power Automate automatisiert weiter? Sehen wir es und zusammen anhand eines einfachen Beispiels an.

Wir haben in diesem Beispiel ein Bestellformular, das wir per Microsoft Forms bereits erstellt haben. Das Formular wird von Bestellerinnen und Bestellern ausgefüllt und sobald eine Formularantwort gesendet wird, wollen wir mit Power Automate automatisch Prozesse anstoßen. Egal, ob wir per Power Automate eine Teams Nachricht erstellen wollen oder eine To-Do Liste oder Excel-Tabelle füllen möchten etc., alles was wir per Power Automate ausgefüllt bzw. bearbeitet haben möchten, haben wir bereits erstellt und an der gewünschten Stelle gespeichert, bevor wir die Konfiguration in Power Automate beginnen.

Wir rufen im Browser die Power Automate Plattform auf und wählen „Erstellen“ aus. Dort wählen wir den „automatisierten Cloud Flow“ aus und geben einen Namen für diesen Flow ein. Nun benötigen wir einen Trigger. In diesem Fall nehmen wir den Trigger „Übermittlung einer neuen Antwort“ für Microsoft Forms.

Jetzt können wir den Flow konfigurieren und wählen hier die Formular ID, also den Name, unseres Formulars, aus.

Wir erstellen einen neuen Schritt und suchen uns die Aktionen für Forms aus und wählen „Antwortdetails abrufen“ aus. Nun wählen wir erneut den Namen unseres Formulars aus und in der Zeile darunter „Formular ID“ wählen wir den gleichnamigen dynamischen Inhalt „Antwort ID“ aus.

Wir möchten, dass jede neue Formular-Antwort eine neue Aufgabe in Microsoft Planner erstellt.

Wichtig ist, dass wir vorher ein Kanban-Board in Planner erstellt haben. In diesem Beispiel haben wir in einem bestimmten Team einen Kanal „Mobilfunk“ erstellt und in diesem Kanal erstellen wir eine neue Registerkarte über das Plus-Symbol und suchen dort die App „Tasks von Planner und To-Do“, um eine Taskliste neu zu erstellen oder eine bestehende als Registerkarte einzubinden.

Zurück zu unserem Flow in Power Automate. Wir wählen in Power Automate „Nächster Schritt“ und wählen dort für das Tool Planner die Aktion „Aufgabe erstellen“ aus.

Wir wählen wir genau den zuvor ausgewählten Speicherort und die zuvor ausgewählte Aufgabenliste aus. Jetzt können wir die dynamischen Felder aus dem Formular auswählen, um die neuen Einträge auszugestalten.

Das war es auch schon, so schnell haben wir Power Automate konfiguriert, um die Formularantworten eines Forms Formulars als neue Aufgabe erstellen zu lassen. Ich wünsche Euch viel Erfolg damit!

Stay blogged. 😎

Dein Matthias Düsi