Microsoft Office 365 Admin Externe Mails kennzeichnen

Wie kann ich in meinem Exchange 365 Admin Center eine Regel erstellen, die automatisch alle Mails, die von außerhalb meiner Organisation eintreffen, als externe Mails kennzeichnet?

Automatisches Transkript

Wir Gehen in unser Exchange Admin Center, dort auf den Menüpunkt „Nachrichtenfluss“ und auf „Regeln“. Ich habe diese Regel bereits erstellt, wir erstellen diese aber erneut gemeinsam.

Mit dem „+“-Symbol können wir eine neue Regel erstellen.

Die Regel Optionen, die uns zur Auswahl stehen, stehen zunächst in einer reduzierten Auswahl zur Verfügung. Wenn wir in diesem Popup-Fenster unten auf „weitere Optionen“ klicken, haben wir die volle Auswahl.

Die Regel, die wir definieren möchten, ist recht einfach. Wir vergeben einen Regelnamen, den wir und andere später noch nachvollziehen können.

Wir definieren den Punkt „Diese Regel anwenden, wenn…“ mit der Bedingung „der Absender befindet sich außerhalb der Organisation“.

Weitere Bedingungen brauchen wir dafür nicht. Wir definieren, dass wenn eine eingehende Mail diese Bedingung erfüllt, folgendermaßen vorgegangen werden soll: Wir wählen aus „folgendermaßen vorgehen“ -> „dem Betreff der Nachricht folgendes voranstellen“. Als Präfix geben wir z. B. [Extern] in eckigen Klammern ein.

Wichtig ist, dass wir danach ein Leerzeichen einfügen, damit das Präfix mit einem Leerzeichen vom eigentlichen Betreff getrennt ist. Wir können noch weitere Ausnahmen und Einstellungen definieren aber im Grunde ist das schon alles was wir brauchen. Mit dem Button „speichern“ können wir diese Regel speichern.

Ich wünsche Euch viel Erfolg damit!

Stay blogged. 😎

Dein Matthias Düsi