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Schauen wir uns obige Funktionen anhand eines kleinen Beispieles an, in dem Einladungen, bzw. deren Rücklauf verwaltet und ausgewertet werden soll. In Excel werden die Stammdaten der Einzuladenden (Name, Vorname, E-Mail, wann und wie eingeladen wurde, wann die Zu- bzw. Absage kam) erfasst, die freilich beliebig erweitert werden können durch z.B. Postadresse (zur Serienbrieferstellung) usw. Anschauen können wir uns dies in der Beispieltabelle. Um die Formel besser bzw. praxisnah verstehen zu können, habe ich diese Beispiel erstellt, ein Blick darauf lässt vieles im Verlauf unseres kleinen Kurses einfacher erscheinen.
Wir betrachten nun die kleine Zusatztabelle bzw. die ihr zu Grunde liegenden Funktionen, mit denen einige Zahlen ausgewertet werden können. Es geht um die Funktionen ZÄHLENWENN, SUMME und WENN, die hier beispielhaft angewandt wurden und noch erweitert und anders eingesetzt werden können.
Gehen wir chronologisch vor und schauen uns die Summen der Einladungen (hier: 10 Einladungen) an. Wie können wir die Anzahl aller versendeten Einladungen sicher und automatisch zählen lassen? Wie würdest du vorgehen?
Nehmen wir an, dass x-beliebige Personen in der Tabelle verwaltet werden können (also auch solche, die keine Einladung erhalten sollen) und nehmen wir weiterhin an, dass ein sicheres Kriterium das Ausfüllen des jeweiligen Feldes „Einladung wann“ ist, an dem gemessen werden kann, ob der- oder diejenige eine Einladung erhalten hat.
Wir klicken nun in ein Feld, in welchem das Ergebnis erscheinen soll und geben ein „=“ ein, damit wir eine Funktion eingeben können. Die Funktion lautet dann also: =ZÄHLENWENN(E2:E11;“>1″).
Diese Funktion besagt, dass die Anzahl der Felder im Bereich von E2 bis E11 (E2:E11) gezählt (ZÄHLENWENN) werden sollen, die einen größeren Wert als 1 (>1) haben. D.h. es werden hier alle Felder addiert, in denen etwas steht. Zusagen und Absagen wurden ebenso berechnet, nur mit den Bereichen F2:F11 bzw. G2:G11.
„Fehlt noch“, also wie viele Rückmeldung auf die Anzahl der verschickten Einladungen noch nicht eingegangen sind, ist eine einfache Subtraktion mit der Funktion =F15-F16-F17. Dies hätte zum Beispiel auch mit dieser Funktion erreicht werden können: =F15-SUMME(F16:F17). D.h. vom Wert des Feldes F15 wird die Summe aus dem Bereich F16 bis F17 (also F16+F17) abgezogen.
Zum Schluss ist hier noch eine Prüfsumme, die überprüft, ob die Summe der Zusagen, Absagen und den noch ausbleibenden Antworten auch tatsächlich den insgesamt verschickten Einladungen entspricht und gibt demgemäß den Wert WAHR oder FALSCH aus. Die Funktion lautet: =WENN(F16+F17+F18=F15;WAHR;FALSCH).
Ich hoffe anhand dieses Beispiels die Funktionen in ihrer Anwendung nachvollziehbar beschrieben zu haben.
Alles klar, alles unklar? Viel Spaß beim Nachbauen.